Wat erin hoort
- Doel. Eén zin: waarom je bedrijf AI gebruikt (sneller werken, minder herhaalwerk) en dat het altijd onder menselijk toezicht gebeurt.
- Toegestane tools. Noem de goedgekeurde tools en het abonnementstype. Andere tools alleen na overleg.
- Wat mag erin, wat niet. Een korte lijst: geen persoonsgegevens, klantcontracten, wachtwoorden of financiële identifiers in de tools.
- Controle. Elke uitgaande tekst of beslissing wordt door een mens nagekeken; feiten en cijfers aan de bron.
- Fouten. Wat je doet als AI iets fout genereert dat toch verstuurd is (rechtzetten, melden, noteren).
- Opleiding. Iedereen die met AI werkt, krijgt een korte introductie passend bij zijn rol.
- Opvolging. Wie het beleid beheert, en wanneer het herzien wordt (jaarlijks, of bij een nieuwe tool).
Voorbeeld van drie regels
Tools: we gebruiken [ChatGPT Team] en [Microsoft 365 Copilot]. Andere AI-tools enkel na akkoord van [naam].
Gegevens: geen namen, adressen, rijksregisternummers, medische of financiële gegevens van klanten of personeel in een AI-tool. Bij twijfel eerst anonimiseren of vragen.
Controle: AI levert een concept, nooit een eindproduct. [Rol] kijkt elke uitgaande tekst na voor verzending.
Gegevens: geen namen, adressen, rijksregisternummers, medische of financiële gegevens van klanten of personeel in een AI-tool. Bij twijfel eerst anonimiseren of vragen.
Controle: AI levert een concept, nooit een eindproduct. [Rol] kijkt elke uitgaande tekst na voor verzending.
Waarom één A4 volstaat
Voor een kmo hoeft dit geen dik document te zijn. Kort en gelezen is beter dan lang en genegeerd. Samen met een opleidingsoverzicht is dit je bewijs richting artikel 4 van de EU AI Act, en het houdt je team op één lijn.
Veelgestelde vragen
Wat hoort er in een AI-beleid voor een kmo?
Toegestane tools, welke gegevens erin mogen en welke niet, wie output nakijkt, hoe je met fouten omgaat, en wie het opvolgt. Past op één A4.
Is een AI-beleid verplicht?
Geen wet eist het letterlijk, maar artikel 4 van de EU AI Act vraagt aantoonbare maatregelen. Een kort beleid plus opleiding is de eenvoudigste manier om dat aan te tonen.
Hoe vaak bijwerken?
Jaarlijks, en telkens als je een nieuwe AI-tool invoert of een proces sterk verandert.