De test: vier vragen
- Hoe vaak? Dagelijks of wekelijks is goed. Een paar keer per jaar niet.
- Vaste volgorde? Kan je de taak beschrijven als "eerst dit, dan dat"? Dan is ze te vangen in regels.
- Duidelijke invoer en uitvoer? Weet je precies wat er binnenkomt en wat het resultaat moet zijn?
- Weinig uitzonderingen? Verloopt ze 8 op de 10 keer hetzelfde? De rest mag naar een mens.
Vier keer ja: meteen automatiseren. Twee of drie keer ja: eerst de taak opkuisen of standaardiseren, dan automatiseren. Eén keer ja: laat staan.
Voorbeelden die scoren
- Nieuwe aanvraag bevestigen en in het juiste mapje zetten.
- Wekelijks rapport samenstellen uit vaste bronnen.
- Standaardcontract opmaken met ingevulde klantgegevens.
- Betalingsherinneringen versturen volgens een vast schema.
Voorbeelden die niet scoren
Een offerte voor een uniek maatwerkproject. Een moeilijk klantengesprek. Een strategische beslissing. Daar is jouw oordeel juist de waarde — dat wil je niet wegautomatiseren.
Meet vooraf. Noteer één à twee weken telkens hoe lang de taak duurt. Dat cijfer is je nulmeting, en je hebt het nodig om de investering te verantwoorden.
Veelgestelde vragen
Welke taken zijn geschikt om te automatiseren?
Taken die vaak terugkeren, een vaste volgorde volgen, duidelijke invoer en uitvoer hebben en weinig uitzonderingen kennen.
Welke taken beter niet?
Werk dat elke keer sterk verschilt, veel oordeel vraagt, of dat je een paar keer per jaar doet.
Hoe weet ik hoeveel tijd een taak kost?
Noteer één à twee weken lang telkens wanneer je begint en stopt. Zonder die meting kan je de winst niet aantonen.